Confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Version abrégée

Adoptée en conseil d’administration le 20 septembre 2005

Les membres du comité qui ont élaboré cette politique de confidentialité sont :

 Madame Danielle Monty, membre du conseil d’administration de Handi Apte.

 Madame Mounia Benchakroun, stagiaire au doctorat du Département de psychologie de l’Université de Sherbrooke.

 Madame Josée Fontaine, directrice générale de Handi Apte.

Qu’il s’agisse de discrétion ou de confidentialité, nous vous invitons à utiliser trois filtres pour éviter de divulguer des informations privées :

●     Le premier est celui de la vérité : êtes-vous sûrs que l’information est vraie?

 

●     Le deuxième est celui de la bonté : l’information que vous voulez divulguer aidera-t-elle quelqu’un?

 

●     Le troisième est celui de l’utilité : est-il nécessaire de divulguer cette information? Et à qui la transmettre?

N.B.  Nous nous attendons à ce que toute personne qui utilise les services de l’organisme adopte les mêmes lignes de conduite que les préposé(e)s et les     bénévoles.

Le test

des trois filtres

 

 

VÉRITÉ

BONTÉ

UTILITÉ

 

Introduction

Le respect de la confidentialité se vit dans le cadre d’une relation de confiance qu’on accorde aux personnes à qui l’on se confie ou à qui l’on donne de l’information sur soi.

Nous souhaitons, par cette politique, garantir une qualité de services à tous en lien avec le respect de la vie privée et espérons susciter un sentiment de confiance à toutes les personnes qui gravitent autour de[i] notre organisme.

Pour l’élaboration de cette politique, une vaste consultation a été faite auprès de la permanence, des membres du conseil d’administration, des bénévoles, des préposé(e)s du chèque emploi-service ainsi qu’auprès des personnes handicapées physiques membres à l’organisme.

I.                 Objectifs de la politique de confidentialité

 

●  Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations détenues par Handi Apte.

●  Se doter d’une compréhension claire et commune des notions de confidentialité et de discrétion.

●  Donner des balises concernant les échanges d’information autant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisme.

●  Préciser ce qui peut justifier un bris de confidentialité.

●  Mettre en place une procédure lorsqu’une personne estime qu’il y a eu bris de confidentialité.


II.                Les personnes visées par la politique de confidentialité

 

 

  • La permanence et la direction
  • Les membres du conseil d’administration (C. A.)
  • Les contractuel(le)s
  • Les stagiaires
  • Les préposé(e)s
  • Les bénévoles sociaux
  • Les bénévoles administratifs
  • Les membres réguliers
  • Les membres-familles

 

III.             Définitions

 

Confidentialité

  •   À Handi   Apte, les informations les plus confidentielles sont celles dont la   divulgation peut porter préjudice à quelqu’un ou à l’organisme (ex. :   honneur et réputation).
  •   À Handi Apte, les informations confidentielles sont :

-         tous les dossiers nominatifs tenus par la permanence   et la direction;

-         les dossiers traités par le C. A. (procès-verbaux,   discussions et décisions);

-         les confidences faites dans le cadre d’une intervention.

  • À Handi Apte, toute personne (direction,   permanence, C. A., contractuel(le), stagiaire, préposé(e), bénévole) qui côtoie les personnes handicapées   physiques par l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la   confidentialité des informations ainsi obtenues.

 

Discrétion

  •   À Handi Apte, on entend par discrétion   l’aptitude à garder secret les confidences et les informations privées des   personnes pour conserver la confiance, le respect et/ou l’amitié.
  •   À Handi   Apte, toute personne qui a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de   ses fonctions est tenue à la discrétion. Ceci s’applique à toutes les   personnes visées par la politique de confidentialité (direction, permanence, C. A.,   contractuel(le)s, stagiaires, préposé(e)s,   bénévoles, membres   réguliers et membres-familles)[H1] .

 

Préjudice

  • Acte ou événement nuisible aux intérêts   de quelqu’un, contre son intérêt.

(Le Robert illustré, 1998)

 

Bris de confidentialité

  • Divulgation d’informations   confidentielles sans le consentement de la personne pour les informations qui   la concernent OU sans le consentement du C. A. pour les informations   qui concernent l’organisme.
  • Pour toute personne qui gravite autour   de Handi Apte, voiciles motifs   raisonnables qui permettent de briser la confidentialité :

-         danger pour la vie et celle des autres;

-         danger pour la sécurité et celle des autres (violence   conjugale, harcèlement   sexuel, déséquilibre psychologique, mauvaise prise de   médication, etc.).

 

Bris de discrétion

  • Divulgation de confidences ou d'informations   privées sur des personnes, et ainsi bris de la relation de confiance (ex :   placotage basé sur des faits).

 

 

IV.  Normes de discrétion

 

Rappelons qu’à Handi Apte, toute personne qui a des échanges qui ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions est tenue à la discrétion. Ceci s’applique à toutes les personnes visées par la politique de confidentialité (direction, permanence, C. A., contractuel(le)s, stagiaires, préposé(e)s, bénévoles, membres réguliers et membres-familles).

 

V.  Normes de confidentialité

 

Rappelons qu’à Handi Apte, toute personne (direction, permanence, C. A., contractuel(le), stagiaire, préposé(e), bénévole) qui côtoie les personnes handicapées physiques par l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité des informations ainsi obtenues.

 

VI. Procédures en cas de bris de   confidentialité et de discrétion

 

  • PROCÉDURE INFORMELLE EN CAS DE BRIS DE CONFIDENTIALITÉ

Si vous vous sentez victime d’un bris de confidentialité et que vous ne souhaitez pas formuler une plainte officielle, nous vous encourageons quand même à rencontrer la personne qui aurait fait le bris de confidentialité afin de clarifier la situation avec elle.

Si vous n’êtes pas à l’aise de faire cette démarche seul(e), vous pouvez demander qu’une personne membre du comité de traitement des plaintes vous accompagne.

 

  • PROCÉDURE FORMELLE EN CAS DE BRIS DE CONFIDENTIALITÉ

Si vous vous sentez victime d’un bris de confidentialité, nous vous encourageons fortement à contacter la direction ou la personne membre du C. A. mandatée au comité de traitement des plaintes pour formuler une plainte.

Si une plainte est formulée contre une personne faisant partie du comité de traitement des plaintes, cette personne sera exclue du comité pour le traitement de ladite plainte et sera remplacée par une autre personne. Il est à noter que le comité de traitement des plaintes ne traite que les plaintes concernant un bris de confidentialité.

  • PROCÉDURE INFORMELLE EN CAS DE BRIS DE DISCRÉTION

          Nous encourageons la personne qui se sent lésée à rencontrer la personne qui aurait fait le bris de discrétion afin de clarifier la situation avec  elle.   

VII. Sanctions en cas de bris de confidentialité

 

 

Les sanctions sont appliquées suite à la décision du comité de traitement des plaintes lorsque la plainte est jugée fondée.

EXEMPLE DE SANCTIONS

  •   1re plainte fondée

à

Avis verbal

  •   2e   plainte fondée

à

Avis écrit

  •   3e   plainte fondée

à

Avis écrit et : - suspension de trois (3)   jours pour la permanence et la direction.

-   suspension pour une période de trois (3)   mois pour les bénévoles.

-     absence   de référence supplémentaire pendant trois (3) mois pour les préposé(e)s.

-   [C2] suspension   pour trois (3) réunions consécutives du C. A. pour les membres du   conseil d’administration.

  •   4e   plainte fondée

à

-    Congédiement pour la permanence et la   direction.

-    Suspension d’un (1) an pour les bénévoles.

-   Absence de référence supplémentaire   pendant un (1) an pour les préposé(e)s.

-   Exclusion des activités du C. A. pour une   durée de deux (2) ans pour les membres du conseil d’administration.

  •   5e   plainte fondée

à

-   Exclusion définitive de Handi Apte. *

 

* Une personne handicapée physique impliquée à Handi Apte et qui a commis un 5e bris de confidentialité conservera ses services, s’il y a lieu, mais ne pourra plus exercer aucune fonction à Handi Apte.